چگونه در دنیای مجازی حرفه‌ای عمل کنیم: راهنمای استفاده از نامه الکترونیکی (ایمیل) در زندگی حرفه‌ای

زهره هاشمی نسب

دانشجوی دکتری تخصصی روان‌شناسی دانشگاه شهید بهشتی

مقدمه
امروزه ایمیل یکی از اصلی‌ترین ابزارهای ارتباط حرفه‌ای در محیط‌های دانشگاهی، سازمانی و بالینی است. بسیاری از تعاملات رسمی، از دعوت‌نامه‌ها گرفته تا گزارش‌ها و هماهنگی‌های علمی، از این طریق انجام می‌شوند. هر ایمیل نه فقط وسیله‌ای برای تبادل اطلاعات، بلکه آیینه‌ای از هویت حرفه‌ای ماست. نحوه نوشتن و پاسخ‌دادن به ایمیل می‌تواند میزان احترام، مسئولیت‌پذیری و جایگاه حرفه‌ای ما را در ذهن دیگران تثبیت یا تضعیف کند.

بر اساس پژوهش‌های اخیر (راسل و همکاران، 2024؛ لانکت و داکسبری، 2022)، رعایت اصولی در ارسال و دریافت ایمیل به ارتقای حرفه‌ای‌گری و کاهش سوء‌تفاهم و استرس کمک می‌کند. در ادامه دو چک‌لیست برای فرستنده و گیرنده ایمیل ارائه می‌شود.

اگر فرستنده ایمیل هستید

1. موضوع روشن و کوتاه: عنوان ایمیل باید در چند کلمه هدف پیام را برساند. موضوعات مبهم مثل «سؤال» یا «سلام» موجب نادیده‌گرفتن ایمیل می‌شوند.
2. تناسب رسانه: ایمیل برای موضوعات مهم، مستند و نیمه‌فوری مناسب است. برای مسائل بحرانی یا لحظه‌ای، تلفن یا پیام‌رسان سریع ابزار بهتری است.
3. ساختار واضح: ایمیل حرفه‌ای از یک سلام محترمانه، توضیح هدف در ابتدای متن، بدنه‌ای منظم و پایان همراه با جمع‌بندی و تشکر تشکیل می‌شود.
4. اختصار و دقت: جملات طولانی و پرحاشیه اعتماد مخاطب را کم می‌کنند. نوشتن مستقیم و خلاصه نشانه‌ی احترام به وقت دیگران است.
5. ساعات کاری: ارسال ایمیل در نیمه‌شب یا تعطیلات حرفه‌ای نیست. بهتر است در ساعات اداری ارسال شود یا از قابلیت  delay send استفاده کنید.
6. نشانه‌گذاری فوریت/اهمیت: در صورت ضرورت فوری، این موضوع باید شفاف در subject ذکر شود. البته افراط در استفاده از برچسب «فوری» اثر آن را از بین می‌برد.
7. رعایت محرمانگی: اطلاعات حساس (به‌ویژه در حوزه تخصصی ما یعنی مشاوره و روان‌شناسی) نباید بدون رمزگذاری یا مجوز ارسال شوند.
8. کپی هدفمند :(CC/BCC) فقط افراد ذی‌نفع اضافه شوند. استفاده بی‌جا از Reply All بار غیرضروری ایجاد می‌کند.

اگر گیرنده ایمیل هستید

1. بررسی منظم و زمان‌بندی‌شده: پاسخ حرفه‌ای به معنای آنلاین‌بودن دائمی نیست. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که بررسی مداوم ایمیل باعث استرس و حواس‌پرتی می‌شود (راسل، 2024).
2. اولویت‌بندی بر اساس اهمیت و فوریت:
3. مهم و فوری ß پاسخ سریع.
4. مهم و غیرفوریßپاسخ در بازه‌ی ۲۴ تا ۴۸ ساعت.
5. غیرمهم ß بایگانی یا پاسخ کوتاه.
6. این اولویت‌بندی به تصمیم‌گیری آگاهانه کمک می‌کند (لانکت و داکسبری، 2022).
7. تأخیر محترمانه: اگر پاسخ کامل زمان‌بر است، یک پیام کوتاه بفرستید: «ایمیل شما دریافت شد؛ پاسخ کامل فردا ارسال خواهد شد”.
8. لحن محترمانه و قاطع :حتی در پاسخ‌های کوتاه، ادب و وضوح حفظ شود.
9. حفظ محرمانگی: مراقب باشید در پاسخ یا فوروارد، اطلاعات حساس به افراد نامرتبط منتقل نشود.
10. پرهیز از بی‌پاسخی :حتی اگر موضوع به شما مربوط نیست، بهتر است کوتاه راهنمایی کنید تا تصویر حرفه‌ای شما حفظ شود.
11. مدیریت فشار پاسخ‌گویی: داشتن یک استاندارد (مثلاً پاسخ در ۲۴ ساعت) و اطلاع‌رسانی آن به همکاران، هم انتظارات را مدیریت می‌کند و هم اضطراب فردی را کاهش می‌دهد.

جمع‌بندی
ایمیل‌ها تنها چند خط متن نیستند؛ آن‌ها نماینده‌ی ما در فضای حرفه‌ای‌اند. هر ایمیل فرصتی برای نشان دادن احترام، نظم و مسئولیت‌پذیری است. حرفه‌ای‌گری در ایمیل نه به معنای سرعت بی‌پایان در پاسخ‌گویی، بلکه به معنای انتخاب درست رسانه، نوشتن روشن و پاسخ‌دادن متناسب با اهمیت و فوریت موضوع است. اگر این اصول ساده اما مهم رعایت شوند، ایمیل‌ها به‌جای منبع استرس، به ابزاری مؤثر برای همکاری، اعتمادسازی و رشد حرفه‌ای تبدیل خواهند شد.

منابع:

Lanctot, A., & Duxbury, L. (2022). Measurement of perceived importance and urgency of email: Scale development and validation. Journal of Computer-Mediated Communication, 27(2),zmac001.https://doi.org/10.1093/jcmc/zmac001

Russell, E., Jackson, T. W., Fullman, M., & Chamakiotis, P. (2024). Getting on top of work‐email: A systematic review of 25 years of research to understand effective work‐email activity. Journal of Occupational and Organizational Psychology, 97(1), 74-103.https://doi.org/10.1111/joop.12462